Buat kamu yang sering jadi panitia acara, bekerja di bidang event organizer atau EO adalah opsi yang menarik untuk dipertimbangkan.
Apalagi, saat ini ada semakin banyak acara yang diselenggarakan sehingga meningkatkan kebutuhan akan event organizer; mulai dari pernikahan, lamaran, ulang tahun, workshop, konferensi, sampai konser musik dan hiburan.
Kehadiran crew event organizer dapat memastikan acara berjalan dengan lancar sejak tahap persiapan hingga selesai.
Biar kamu makin kenal dengan pekerjaan event organizer, JobStreet telah merangkum informasi lengkapnya; mulai dari pengertian event organizer, manfaat, tugas, hingga cara menjadi event organizer!
Apa itu EO?
Kalau kamu sering mendengar orang-orang menyebut kata “EO”, sebetulnya EO singkatan dari event organizer.
Arti EO adalah pihak yang bertanggung jawab merencanakan dan mengatur keberlangsungan suatu event atau acara.
Agar hal tersebut bisa terwujud, pada umumnya pekerjaan EO adalah sebagai berikut:
- Brainstorming ide acara bersama klien
- Merencanakan anggaran
- Bekerja sama dengan berbagai vendor dan supplier
- Merancang susunan acara
- Memantau penyelenggaraan acara
Evaluasi Dengan kata lain, jasa EO berperan penting dalam kesuksesan sebuah acara. Di sisi lain, klien juga dapat merasakan berbagai manfaat lain saat bekerja sama dengan mereka. Apa saja?
Pentingnya EO
Setelah mengetahui pengertian event organizer (EO), kini kamu sudah punya gambaran lebih jelas tentang apa itu EO dan perannya terhadap kesuksesan suatu acara.
Namun, tak hanya itu, kehadiran vendor event organizer (EO) juga memberikan berbagai manfaat berikut bagi klien:
1. Menghemat waktu dan tenaga
Seperti yang telah disebutkan, penyedia jasa event organizer artinya pihak yang bertanggung jawab sebagai penyelenggara acara sejak tahap perencanaan, pelaksanaan, hingga evaluasi.
Mereka mengatur seluruh aspek acara yang dibutuhkan.
Dengan begitu, klien pun dapat lebih hemat waktu dan tenaga karena segala sesuatu telah diatur oleh divisi event organizer sebagai penyelenggara acara.
Mereka jadi bisa fokus mempersiapkan diri untuk menghadiri acara.
2. Mendapatkan akses ke vendor dan layanan terbaik
Agar bisa menyelenggarakan acara sesuai keinginan klien, EO pasti bekerja sama dengan berbagai vendor dan supplier untuk memenuhi kebutuhan perlengkapan event.
Nah, biasanya, crew event organizer memiliki daftar vendor dan supplier dengan berbagai range harga untuk beragam acara.
Jadi, dengan menggunakan jasa EO, klien juga akan mendapatkan akses ke vendor dan layanan terbaik.
3. Bisnis EO menghasilkan acara yang profesional dan berkesan
EO adalah sekelompok orang yang memiliki keahlian dan keterampilan di berbagai bidang untuk menyusun dan mengatur acara.
Hal ini membuat vendor event organizer (EO) mampu menghasilkan acara yang profesional dan berkesan.
4. Menghindari stres dan kekhawatiran dalam merencanakan acara
Perencanaan acara merupakan proses yang rentan memicu stres. Mengingat banyaknya hal yang harus diurus, muncul kekhawatiran apakah acara akan berlangsung sesuai rencana atau tidak.
Nah, tugas EO adalah memastikan bahwa acara berjalan dengan lancar sesuai rencana sejak awal hingga akhir.
Jadi, dengan menggunakan layanan divisi event organizer, klien bisa terhindar dari stres kekhawatiran berlebih saat merencanakan acara.
Kabar baiknya lagi, event organizer adalah jasa yang bisa digunakan untuk beragam jenis acara!
Tugas event organizer
Secara umum, tugas EO meliputi tahap perencanaan hingga evaluasi acara. Jika di-break down satu per satu, berikut detail informasinya:
1. Perencanaan dan konseptualisasi acara
EO mulai bekerja sejak sebelum acara dimulai karena mereka juga bertanggung jawab atas tahap pra-event.
Pada tahap ini, EO akan bekerja sama dengan klien untuk memahami kebutuhan, tujuan, preferensi, dan anggaran budget mereka.
Berdasarkan hasil diskusi, barulah pihak EO mengembangkannya menjadi ide konsep dan rencana yang lebih konkret.
Adanya rencana dapat memudahkan EO untuk menyusun jadwal acara, anggaran, hingga kebutuhan logistik.
2. Koordinasi dan manajemen vendor
Selanjutnya, tugas EO juga meliputi koordinasi dan manajemen vendor sesuai list kebutuhan acara; mulai dari vendor katering, dekorasi, fotografi, dan sebagainya.
EO bertugas negosiasi kontrak dengan vendor dan memastikan mereka mengerjakan tanggung jawab sesuai kesepakatan.
3. Pemasaran dan promosi acara
Tergantung dari jenis acara, menjadi event organizer artinya kamu juga harus siap melakukan promosi acara yang dikelola.
Jadi, saat tahap perencanaan, biasanya EO sekaligus menyusun strategi pemasaran untuk menarik minat peserta event hingga koordinasi dengan tim public relations.
Untuk eksekusi pemasaran sendiri akan tergantung kesepakatan antara EO dengan klien.
4. Logistik dan operasional acara
Pemenuhan keperluan logistik juga termasuk tanggung jawab EO, mulai dari:
- Sistem tiket atau undangan
- Pendaftaran peserta
- Transportasi
- Akomodasi
- Memastikan seluruh peralatan terorganisir dengan baik.
Lalu, selama acara berlangsung, EO juga harus selalu stand by untuk mengelola staf acara, memastikan event berjalan sesuai jadwal, serta menangani situasi tidak terduga.
5. Pengendalian anggaran dan evaluasi acara
Tujuan event organizer lebih dari sekadar mengurus acara, tapi juga memastikan penggunaan biaya tidak melebihi budget.
Itulah kenapa tugas event organizer juga mencakup pengendalian anggaran. Kamu harus mampu mengoptimalkan alokasi dana untuk berbagai keperluan.
Lalu, setelah acara selesai, EO masih harus melakukan evaluasi untuk mengetahui aspek acara mana saja yang berhasil dilakukan dan perlu peningkatan.
Lantas, berapa gaji yang diterima EO setelah menjalankan berbagai tugas tersebut?
Gaji event organizer
Rata-rata gaji event organizer di Indonesia adalah sekitar Rp5-10 juta. Jumlah tersebut bergantung pada pengalaman, tempat kerja, serta reputasi EO itu sendiri.
Namun, untuk pendapatan bisnisnya, EO bisa menghasilkan pendapatan kotor sebanyak Rp200-500 juta untuk tiap acara.
Dengan jumlah pendapatan tersebut, seperti apa cara kerja event organizer?
Cara kerja event organizer
Tiap EO mungkin memiliki detail cara kerja yang berbeda. Tapi kalau melihat mayoritas contoh event organizer, cara kerja event organizer pada umumnya adalah sebagai berikut:
- EO di-hire oleh klien untuk mengatur dan mengurus suatu acara;
- Diskusi dengan klien untuk menyusun tema dan konsep acara;
- Merancang perencanaan acara berdasarkan tema dan konsep yang disepakati; mulai dari lokasi, rundown, katering, dan lainnya;
- Bekerja sama dengan para vendor untuk memenuhi berbagai kebutuhan acara;
- EO melakukan semua hal tersebut sambil memastikan bahwa biaya pengeluaran tidak melebihi anggaran;
- Mengatur jalannya acara saat hari-H;
- Evaluasi setelah acara selesai.
