Tak ayal jika perusahaan mengadakan acara tahun atau gathering kantor untuk mempererat hubungan antar karyawan, meningkatkan semangat kerja, dan membangun suasana kerja yang positif. Namun, mengatur acara tahunan perusahaan tidak semudah dibayangkan.
Membuat Panitia Acara
Ada banyak staff, managerial, bahkan petinggi yang harus diurus agar acara berjalan sukses. Biasanya, acaragathering kantor akan diurus oleh departemen HR & GA. Segala persiapan, mulai dari susunan acara hingga perlengkapan acara akan diurus oleh departemen tersebut dengan dibantu beberapa perwakilan dari divisi lain. Berikut ini beberapa tips mengatur acara tahunan perusahaan atau gathering.
Keberhasilan acara tahunan perusahaan akan sangat bergantung pada panitia yang membuat acara tersebut. Anda perlu membuat panitia acara karena panitia tak selalu hanya dari divisi HR & GA.
Tim kerja yang solid, kuat, dan sevisi penting untuk dimiliki. Carilah staff yang mampu membantu Anda mengadakan acara, seperti mereka yang memiliki kemampuan untuk berkoordinasi, eksplorasi ide selama acara, komunikasi dan negosiasi kepada atasan.
Setidaknya Anda harus memiliki tiga jenis tim, yakni tim kerja inti, tim pendukung, dan tim pelaksana. Tim kerja inti berfokus pada perencanaan dan pengambil keputusan, termasuk mendelegasikan tugas kepada vendor jika dibutuhkan. Sementara tim pendukung bertugas untuk jembatan antara tim inti dengan urusan operasional perusahaan. Sedangkan tim pelaksana akan bertanggung jawab dalam pelaksanaan selama acara.
Mengetahui Konsep dan Tujuan Acara
Sebelum membahas mengenai tips mengatur acara tahunan perusahaan, perlu dipahami jika ada beberapa jenis kategori event perusahaan, seperti corporate anniversary, gathering, seminars & conference, product launching, dan lainnya.
Tentu saja setiap konsep atau tujuan acara memiliki kegiatan yang berbeda-beda. Setelah mengetahui konsep utamanya, barulah Anda menyusun acaranya. Jangan sampai acara dirancang tidak sesuai dengan konsep dan pastikan goals acara ini tercapai.
Ketahui Gambaran Peserta
Tips mengatur acara tahunan perusahaan selanjutnya adalah mengetahui gambaran peserta. Anda perlu mempertimbangkan siapa saja yang akan ikut dalam acara tahunan tersebut. Dengan begitu, Anda menjadi lebih mudah merancang acara, pemilihan tema, atau aktivitas kegiatan yang akan dilakukan.
Perhatikan juga range usia yang akan hadir dalam acara tahunan perusahaan, apalagi jika acara diadakan menginap. Umur akan menentukan batasan bentuk aktivitas yang dapat dilakukan, tema yang sesuai, faktor keselamatan, bahkan fasilitas emergency yang akan tersedia.
Mengetahui Jumlah Peserta
Anda dan tim perlu mengetahui jumlah peserta yang datang. Hal ini akan berkaitan dengan akomodasi, kendaraan, meals, fasilitas, dan sebagainya. Anda juga perlu mengetahui jumlah peserta berdasarkan jenis kelamin karena hal ini berkaitan dengan kebutuhan akomodasi, seperti pengaturan kamar.
Mengatur Acara Tahunan dari Jauh Hari
Salah satu hal yang membuat peserta acara tahunan perusahaan sedikit adalah informasi yang bersifat dadakan. Pastikan Anda mengumumkan acara jauh hari sebelumnya sehingga peserta bisa mengikuti acara tersebut dan event berjalan dengan sukses. Anda bisa membuat desain acara yang menarik atau video teaser sederhana mengenai hal menarik dari event gathering kantor yang akan dilaksanakan.
Menentukan Lokasi yang Tepat
Tips mengatur acara tahunan kantor selanjutnya adalah lokasi kegiatan. Lokasi dapat menentukan suasana seseorang. Sebagai contoh, lokasi kantor Anda di Jakarta, tetapi mengadakan acara di daerah Jakarta juga akan membuat karyawan kurang bersemangat.
Anda bisa mencari lokasi kantor dengan fasilitas lengkap, pemandangan yang berbeda, dan lokasi wisata yang menyenangkan. Namun, pastikan perusahaan telah menyediakan transportasi agar peserta tidak lagi pusing mencari kendaraan.
Pastikan panitia telah survei lokasi atau mengecek secara langsung dengan detail. Dengan survei langsung, Anda bisa mengetahui ilustrasi layout saat membuat panggung dan sebagainya.
Sesuaikan Acara dengan Anggaran yang Dimiliki
Pada awal tahun, biasanya perusahaan telah menentukan anggaran yang akan digunakan untuk employee gathering. Agar acara berjalan dengan lancar, pastikan membuat acara sesuai dengan anggaran yang ada. Hal paling penting, jika anggaran tak besar, maka jangan memaksakan gathering kantor dengan mewah. Jika budget terbatas, Anda bisa mengadakannya di hotel atau bahkan kantor selama tujuan acara tahunan bisa tercapai.
Menggunakan Bantuan Jasa Event Organizer
Untuk lebih memudahkan dalam membuat planner, membuat konsep hingga pos produksi, bisa menggunakan jasa Event Organizer seperti Iraw Project. Siap untuk memeriahkan acara perusahaan maupun acara apapun karena Iraw Project memiliki tim yang sudah expert dan kompeten di bidangnya.
